Bạn có biết: 13 lợi ích của quản lý thông tin?

13 lợi ích hàng đầu của việc quản lý thông tin:

1. Nâng cao năng suất

Lợi ích đầu tiên của việc quản lý thông tin là làm tăng năng suất và hiệu quả. Khả năng quản lý thông tin sẽ giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả hơn.

2. Truy cập nhanh hơn

Quản lý thông tin giúp truy cập thông tin quan trọng dễ dàng hơn. Công việc của nhà quản lý thông tin sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu biết cách tận dụng tối đa nguồn thông tin của Công ty; từ đó cải thiện chất lượng, độ chính xác, kịp thời của việc quản lý thông tin doanh nghiệp.

3. Xây dựng chính sách hiệu quả

Lợi ích thứ ba của quản lý thông tin là khả năng tạo ra một chính sách thông tin tối ưu. Nếu chính sách thông tin không rõ ràng, công ty không thể dự đoán kết quả của các hoạt động hoặc áp dụng chính sách một cách hiệu quả. 

Điều quan trọng là truyền đạt rõ ràng về chính sách và hướng dẫn thông tin của tổ chức tới tất cả nhân viên và giúp họ quản lý vòng đời thông tin.

4. Hỗ trợ kinh doanh

Quản lý thông tin đúng cách sẽ giúp các công ty theo dõi các thay đổi và cải thiện hiệu suất. Doanh nghiệp dùng những kết quả này để lập kế hoạch, tổ chức và theo dõi thông tin.

Một trong những lợi ích quản lý thông tin quan trọng nhất là cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ các quy trình kinh doanh, ra quyết định và vận hành.

5. Cải thiện hiệu suất

Các tổ chức có thể phân tích thông tin nhanh chóng bằng cách điều chỉnh chi tiết các nhiệm vụ và quy trình nhằm cải thiện kết quả kinh doanh. Phân tích này cũng giúp họ tìm hiểu cách sản phẩm hoặc dịch vụ phù hợp với yêu cầu của thị trường hoặc nhu cầu của công ty.

6. Tăng tính bảo mật

Các công ty cần xử lý, lưu trữ và quản lý dữ liệu theo cách bảo mật và an toàn. Các biện pháp bảo mật khác nhau được sử dụng như mã hóa, hệ thống kiểm soát truy cập, tường lửa và các biện pháp khác.

7. Tăng cường tuân thủ

Quản lý thông tin giúp các công ty theo dõi dữ liệu hoặc cung cấp cho bên khác để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý hoặc quy tắc ứng xử. Ngoài ra, thông tin có thể được sử dụng để xác định nguồn dữ liệu và quyền truy cập.

8. Giảm thiểu rủi ro

Quản lý thông tin giúp tổ chức giảm rủi ro về việc bảo mật. Một trong những lợi ích quản lý thông tin quan trọng nhất là tăng cường bảo mật và giảm thiểu rủi ro. Bảo mật thông tin giữ cho “dữ liệu tuyệt mật” khỏi các mối đe dọa vật lý và điện tử, nhưng quan trọng hơn, nó ngăn chặn truy cập trái phép vào mạng riêng của công ty.

Các công ty cần tuân theo một bộ quy tắc và quy trình đảm bảo an toàn, bảo mật và quyền riêng tư cho các quy trình kinh doanh. 

9. Tối ưu dịch vụ

Các công ty cần cung cấp cho khách hàng các dịch vụ cần thiết để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của họ. Quản lý thông tin là một trong những yếu tố được sử dụng khi cung cấp các dịch vụ này.

10. Kinh doanh thông minh

Kinh doanh đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý một lượng lớn dữ liệu. Quản lý thông tin giúp đưa ra cách chung lưu trữ và truy cập dữ liệu để bộ phận kinh doanh thu thập dữ liệu từ tất cả các bộ phận của tổ chức

11. Đảm bảo tính liên tục của dữ liệu

Khi một tổ chức có một lượng lớn thông tin trong hệ thống của mình, tổ chức cần có kế hoạch khôi phục khẩn cấp dữ liêu khi có sự cố xảy ra.

12. Khắc phục sự cố

Nếu một hệ thống hoặc một thành phần của bị lỗi, sẽ rất khó để hoàn thành nhiệm vụ cụ thể bị gián đoạn. Quản lý thông tin được sử dụng để đảm bảo thông tin có thể được truy xuất lại trong trường hợp gặp sự cố.

13. Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu có thể nhanh chóng xác định xu hướng và thông tin chuyên sâu, sau đó có thể sử dụng những thông tin này để cung cấp cho quá trình ra quyết định.

Tóm lại, tổ chức cần nắm bắt được những xu hướng quản lý thông tin hiệu quả và mới nhất năm 2023, ví dụ như: Tăng cường tập trung vào chất lượng thông tin; Áp dụng quản trị thông tin; Sử dụng Trí tuệ nhân tạo AI; Tự động hóa quy trình kinh doanh; Tận dụng công nghệ Robot phần mềm RPA; Nắm bắt triển khai đám mây; Tăng cường tích hợp với các hệ thống khác;…

Nguồn: Theecmconsultant

Tổng hợp bởi nhóm tác giả DTSVN - Giải pháp chuyển đổi số ngành Tài chính - Ngân hàng.

-------------

DTSVN là Công ty Chuyển đổi số tiên phong cung cấp giải pháp số hóa mới nhất dành riêng cho các doanh nghiệp trong ngành Tài chính - Ngân hàng tại Việt Nam; giúp Ngân hàng, tổ chức tài chính nhanh chóng hoàn thiện hệ thống công nghệ phục vụ Chuyển đổi số.

Liên hệ ngay để được tư vấn và trải nghiệm giải pháp tại đây.