Sự khác nhau giữa quản lý và quản trị trong doanh nghiệp

Trước tiên để hiểu chi tiết và phân biệt được sự khác nhau giữa quản trị và quản lý, ta phải hiểu được định nghĩa cơ bản về quản lý và quản trị.

1. Định nghĩa về quản lý

Quản lý là việc quản trị của một tổ chức, cho dù đó là một doanh nghiệp, một tổ chức phi lợi nhuận hoặc cơ quan chính phủ. Quản lý bao gồm các hoạt động thiết lập chiến lược của một tổ chức và điều phối các nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để hoàn thành các mục tiêu của mình thông qua việc áp dụng các nguồn lực sẵn có, như tài chính, tự nhiên, công nghệ và nhân lực. Thuật ngữ "quản lý" cũng có thể chỉ những người quản lý một tổ chức.

Chức năng cơ bản của quản lý

Hoạch định: xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tương lai (ngày mai, tuần tới, tháng tới, năm sau, trong 5 năm sau...) lên các kế hoạch hành động.

Tổ chức: sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên được yêu cầu để thực hiện kế hoạch.

Bố trí nhân lực: phân tích công việc, tuyển mộ phân công từng cá nhân cho từng công việc thích hợp.

Lãnh đạo/Động viên: Giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức).

Kiểm soát: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch (kế hoạch có thể sẽ được thay đổi phụ thuộc vào phản hồi của quá trình kiểm tra).

Vai trò của quản lý

Cơ cấu quản lý có thể có vô số định dạng tùy thuộc vào quy mô và loại hình công ty. Trong mọi trường hợp, các quyết định quản lý hỗ trợ và thực hiện các mục tiêu và giá trị của hội đồng quản trị. Các nhà quản lý đưa ra các quyết định hoạt động thường xuyên và xử lý tất cả các công việc hành chính làm cho hoạt động được đánh dấu, kết nối với hầu hết các bộ phận phòng ban trong hoạt động.

Nhà quản lý đại diện cho tập thể doanh nghiệp với các hoạt động bên ngoài còn với nội bộ thì nhà quản lý là người lãnh đạo liên kết mọi người để hoàn thành mục tiêu chung. Với vai trò cung cấp thông tin, thu thập thông tin từ cấp dưới và phổ biến các thông tin được cung cấp từ cấp trên. Ngoài ra nhà quản lý còn có vai trò quyết định: Đây là vai trò quan trọng nhất của người quản lý. Nhà quản lý là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm về những quyết định của mình.

Các nhà quản lý cũng có nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm khác hẳn với hội đồng quản trị:

• Nhân viên quản lý cấp cao

Dựa vào nhân viên quản lý cấp trung và cấp dưới để phỏng vấn, thuê, đào tạo và giữ chân nhân viên mới. Nhiệm vụ tuyển dụng nhân viên cũng bao gồm việc ủy quyền các nhiệm vụ theo nhu cầu của công ty và xác định những nhân viên mà họ có thể tin tưởng để hoàn thành công việc. Giữ chân những nhân viên chất lượng liên quan đến việc đánh giá dữ liệu và hiệu suất của nhân viên để khuyến khích sự xuất sắc trong các tiêu chuẩn công việc.

• Các giám đốc điều hành

Trở thành người liên lạc giữa hội đồng quản trị và các nhà quản lý cấp dưới. Một trong những nhiệm vụ của họ là truyền đạt những kỳ vọng của hội đồng quản trị tới nhân viên ở các cấp thấp hơn của hoạt động. Để đạt được vị trí này, các nhà quản lý có thể chia nhỏ kỳ vọng của hội đồng quản trị thành các mục tiêu hoạt động ngắn hạn và dài hạn để xem việc thực hiện thông qua để hoàn thành trên.

Trong khi ban giám đốc tạo ra các chính sách của công ty, các nhà quản lý có trách nhiệm thực thi chính sách của công ty và yêu cầu nhân viên phải chịu trách nhiệm về hành động của họ.

2. Định nghĩa về quản trị

Quản trị là sử dụng một nguồn lực hữu hạn để đạt được mục tiêu tối đa. Hay nói cách khác là tận dụng tốt nhất nguồn lực, sử dụng nguồn lực đạt hiệu quả nhất. Quản trị kinh doanh là việc thực hiện quản lý một hoạt động kinh doanh. Nó bao gồm tất cả các khía cạnh của việc giám thị và giám sát hoạt động kinh doanh và những lĩnh vực liên quan bao gồm kế toán, tài chính và tiếp thị.

Vai trò của quản trị

Ban giám đốc đảm nhận vai trò quản trị. Quản trị là việc hội đồng quản trị họp lại với nhau để đưa ra quyết định về phương hướng hoạt động của công ty. Các nhiệm vụ như giám sát, hoạch định chiến lược, ra quyết định và lập kế hoạch tài chính thuộc các hoạt động quản trị. Nhà quản trị là những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay cả tổ chức.. Những người không thực hiện công tác quản lý và điều hành được gọi là người thừa hành. Vai trò giao tiếp, quan hệ

Các chức năng của quản trị

Các nhà quản trị là người quản trị tốt thời gian và tiềm lực, biết nhìn nhận cơ hội và phải biết tận dụng cơ hội đó.

Hoạch định: đánh giá nguồn lực và thực trạng của tổ chức, xác định chức năng mục tiêu cần đạt được. Đề ra chương trình hành động để đạt mục tiêu trong từng khoảng thời gian nhất định. Đưa ra các kế hoạch khai thác cơ hội và hạn chế bất trắc của môi trường.

Tổ chức: chức năng tạo dựng một môi trường nội bộ thuận lợi để hoàn thành mục tiêu. Xác lập một cơ cấu tổ chức và thiết lập thẩm quyền cho các bộ phận, cá nhân, tạo sự phối hợp ngang, dọc trong hoạt động của tổ chức.

Lãnh đạo là chỉ huy nhân tố con người sao cho tổ chức đạt đến mục tiêu. Bao gồm việc chỉ định đúng tài nguyên và cung cấp một hệ thống hỗ trợ hiệu quả. Lãnh đạo yêu cầu kĩ năng giao tiếp cao và khả năng thúc đẩy mọi người. Một trong những vấn đề quyết định trong công tác lãnh đạo là tìm được sự cân bằng giữa yêu cầu của nhân sự và hiệu quả sản xuất.

Kiểm tra là chức năng để đánh giá chất lượng trong tiến trình thực hiện và chỉ ra sự chệch hướng có khả năng diễn ra hoặc đã diễn ra từ kế hoạch của tổ chức. Mục đích của chức năng này là để đảm bảo hiệu quả trong khi giữ vững kỉ luật và môi trường không rắc rối. Kiểm tra bao gồm quản lý thông tin, xác định hiệu quả của thành tích và đưa ra những hành động tương ứng kịp thời.

3. Kỹ năng của nhà quản lý

Lập kế hoạch tư duy chiến lược

Nhiệm vụ của nhà quản lý là nghĩ về bức tranh toàn cảnh cũng như tập trung vào các nhiệm vụ và trách nhiệm chung của tổ chức. Nhà quản lý thiết lập các ưu tiên phù hợp với mục tiêu của công ty, xem xét các hệ thống và chính sách cũng như tham gia đào tạo và quản lý các hoạt động CPD của nhóm. Là một nhà tư tưởng chiến lược, người quản lý sẽ khuyến khích sự đổi mới và thay đổi giúp cho đội nhóm và tổ chức nói chung hiệu quả hơn và có lợi nhuận.

Giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định

Nhà quản lý sẽ được giao nhiệm vụ phát hiện và giải quyết các vấn đề hàng ngày ở vị trí quản lý. Điều này đòi hỏi sự chú ý đến từng chi tiết và khả năng giữ bình tĩnh trước áp lực. Để đảm bảo rằng đội nhóm làm việc hiệu quả và quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ, nhà quản lý phải tự xử lý mọi vấn đề khi xảy ra sự cố. Tư duy sáng tạo sẽ giúp nhà quản lý đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm giảm thiểu tác động đến nhóm và doanh nghiệp nói chung.

Việc tự đứng trên đôi chân cũng rất hữu ích khi nhà quản lý phải tự đưa ra quyết định nhanh chóng về cách hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ hoặc đạt được mục tiêu kinh doanh. Có thể nhanh chóng cân nhắc ưu và nhược điểm của một tình huống và đưa ra quyết định sáng suốt là điều cần thiết.

Kỹ năng tổ chức

Là một nhà quản lý sẽ phải gánh vác nhiều trách nhiệm vì vậy kỹ năng tổ chức xuất sắc là rất quan trọng. Cần quản lý khối lượng công việc của mình, giám sát công việc của các nhân viên khác, tham gia các cuộc họp và các buổi đào tạo, thực hiện đánh giá và xem xét các chính sách của công ty. Ở cấp độ này, thói quen làm việc cẩu thả, đi trễ và thiếu tổ chức sẽ không được chấp nhận và làm gương xấu cho nhân viên. Kỹ năng tổ chức hiệu quả làm giảm căng thẳng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo rằng các thời hạn quan trọng được đáp ứng.

Nhiều nhà quản lý giảm bớt khối lượng công việc bận rộn của họ bằng cách giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp. Để làm điều này một cách hiệu quả cần phải phân tích và xác định các kỹ năng của nhân viên và giao nhiệm vụ cho từng người tùy thuộc vào bộ kỹ năng của họ. Ủy quyền không phải là dấu hiệu của sự yếu kém và trên thực tế có thể nhân lên số lượng công việc mà người quản lý có thể hoàn thành - đồng thời phát triển sự tự tin và kỹ năng của nhóm.

4. Kỹ năng của nhà quản trị

Các nhà quản trị cần có nhiều kỹ năng khác biệt với kỹ năng của các giám đốc hội đồng quản trị.

Kỹ năng huấn luyện

Đầu tiên, nhà quản trị cần có kỹ năng tạo động lực tốt để có thể tạo động lực cho nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc mà mọi người cùng phát triển. Cùng quan điểm, người quản trị cần có kỹ năng huấn luyện tốt. Hầu hết nhân viên sẽ yêu cầu một số cấp độ đào tạo và họ cần được khuyến khích liên tục để cải thiện hiệu suất của mình.

Kỹ năng quản lý ngân sách

Mặc dù hội đồng quản trị có thể cung cấp ngân sách tổng thể, nhưng các nhà quản lý bộ phận sẽ phải lập ngân sách của riêng họ và thông báo nhu cầu ngân sách cho các nhà quản lý cấp cao. Các nhà quản trị cấp cao thông báo nhu cầu ngân sách của cấp quản lý thấp hơn với hội đồng quản trị để các vấn đề ngân sách được giải quyết trong toàn công ty.

Kỹ năng chịu áp lực

Các nhà quản lý ở vị trí mà họ phải làm hài lòng hoặc xoa dịu mọi người ở nhiều cấp độ khác nhau và từ nhiều khía cạnh khác nhau của tổ chức. Do đó, các vị trí quản lý thường là những công việc có áp lực cao, đòi hỏi một cái đầu lạnh và khả năng ra quyết định đúng đắn dưới áp lực. Các nhà quản lý có kỹ năng hợp tác tốt thường có thể tự mình giảm bớt một số áp lực bằng cách sử dụng các chiến lược giải quyết vấn đề để vượt qua những thách thức trong quá khứ.

Kỹ năng truyền đạt

Những thách thức kinh tế và tiến bộ công nghệ gây ra ảnh hưởng nhỏ giọt đến hoạt động. Các nhà quản lý hiệu quả giỏi trong việc điều chỉnh cấu trúc quản lý của họ theo thứ tự ngắn gọn khi cần thiết để đáp ứng. Trong thời kỳ thay đổi nhanh chóng, các nhà quản lý giỏi cũng có hiệu quả cao trong việc truyền đạt những thay đổi đó trong toàn bộ phần còn lại của tổ chức.

Kỹ năng giám sát

Các nhà quản lý có kỹ năng vững vàng trong vai trò quản trị chủ động bắt đầu các dự án và giám sát chúng từ từng bước cho đến khi hoàn thành. Họ cũng sẵn sàng và có thể can thiệp nếu xảy ra vấn đề.

-------------

DTSVN là công ty chuyển đổi số tiên phong phục vụ riêng các doanh nghiệp trong ngành Tài chính - Ngân hàng tại Việt Nam, cung cấp các giải pháp số hóa mới nhất giúp Ngân hàng, tổ chức tài chính nhanh chóng hoàn thiện hệ thống công nghệ phục vụ Chuyển đổi số.

Liên hệ ngay để được tư vấn và dùng thử giải pháp tại đây.