Chuyển đổi số là gì? Lợi ích khi chuyển đổi số

Mục lục nội dung

1. Định nghĩa về Chuyển đổi số

2. Các lợi ích khi Chuyển đổi số

3. Các cấp độ Chuyển đổi số

4. Quy trình Chuyển đổi số

5. Những lưu ý khi Chuyển đổi số

6. Thực trạng Chuyển đổi số cho Doanh nghiệp tại Việt Nam

Trong bối cảnh nền kinh tế hiện tại và đặc biệt là sau đại dịch Covid-19, Chuyển đổi số đã trở thành hoạt động thiết yếu mà Doanh nghiệp nào cũng cần để thúc đẩy kinh doanh và tối ưu vận hành.

Bài viết dưới đây sẽ giải thích chi tiết cho bạn về định nghĩa và lợi ích khi Chuyển đổi số cho Doanh nghiệp.

Định nghĩa về Chuyển đổi số

Chuyển đổi số (Hay còn được gọi là Digital Transformation) được định nghĩa theo Bộ Thông tin & Truyền thông như sau: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của tổ chức, Doanh nghiệp về cách làm việc, cách sống và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. 

Quá trình Chuyển đổi số chỉ diễn ra thành công khi có sự tham gia của tất cả các cấp từ cấp Lãnh đạo đến cấp nhân viên trong Doanh nghiệp với mục tiêu thay đổi cách thức làm việc và tạo sự thay đổi đột phá trong hoạt động kinh doanh.

Các lợi ích khi Chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ là việc sử dụng công nghệ mới mà còn là sự thay đổi trong việc Doanh nghiệp hoạt động, tương tác với khách hàng và sử dụng tài nguyên. Dưới đây là 1 số lợi ích chính khi Doanh nghiệp áp dụng Chuyển đổi số:

• Tiết kiệm chi phí cho Doanh nghiệp: Chuyển đổi số giúp Doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí liên quan đến vận hành và quản lý truyền thống như: Chi phí in ấn giấy tờ, chi phí gửi Công văn, chi phí xăng xe đi lại để họp,…
• Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh: Những hoạt động kinh doanh trước đây phải làm thủ công thường xuyên giờ sẽ được tự động hóa, giảm thiểu thời gian xử lý và tăng độ chính xác cho các kết quả đầu ra của công việc. VD điển hình ta có thể thấy là hệ thống quản lý kho hàng. 
• Quản lý và khai thác thông tin, tài nguyên tốt hơn: Khi đã được số hóa và hợp nhất trên các nền tảng số, Doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu để xử lý và phân tích các bài toán kinh doanh của mọi phòng ban từ Sales, Marketing, CSKH,… để cải thiện doanh thu cũng như tối ưu các loại chi phí khác. 
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số tạo ra hành trình mua hàng và trải nghiệm người dùng cho khách hàng tốt hơn. VD điển hình ta có thể thấy là việc áp dụng Martech vào các hoạt động Marketing và Sales của Doanh nghiệp. 
• Nâng cao hiệu quả công việc: Thông tin về hiệu suất của nhân viên có thể được chia sẻ đến các cấp lãnh đạo, quản lý và các nhân viên của phòng ban đó, từ đó đánh giá chính xác hiệu suất của nhân viên và Doanh nghiệp có hành xử phù hợp như khen thưởng, training,…
• Gia tăng lợi nhuận, doanh thu cho Doanh nghiệp: Từ việc cải thiện hành trình mua hàng của khách hàng và tối ưu các hoạt động vận hành nhằm chốt Sales, Chuyển đổi số giúp Doanh nghiệp tăng trưởng về doanh thu, giảm chi phí để có được lợi nhuận tốt nhất. 

Các cấp độ Chuyển đổi số

• Số hóa dữ liệu (Digitization): Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình Chuyển đổi số. Giai đoạn này tập trung vào việc chuyển đổi các dữ liệu đang ở bản cứng sang dạng điện tử. VD thực tế ta có thể thấy đó là việc số hóa các thông tin từ giấy tờ, tài liệu, hồ sơ thành các dữ liệu số nhằm dễ dàng quản lý, lưu trữ, truy cập. 
• Số hóa quy trình (Digitalization): Ở đây, các quy trình kinh doanh truyền thống sẽ được cải tiến và tối ưu, phát triển thêm bằng các công nghệ số hóa để tự động hóa các quy trình ấy, từ đó giảm thiểu sai sót, cải thiện hiệu suất và tiết kiệm thời gian. 
• Chuyển đổi số toàn diện (Digital Transformation): Bước cuối cùng này đòi hỏi việc chuyển đổi toàn bộ mô hình kinh doanh của 1 Doanh nghiệp dựa trên nền tảng kỹ thuật số. Ở đây không chỉ dừng ở việc số hóa dữ liệu và quy trình mà còn bao gồm cách Doanh nghiệp tư duy, hoạt động, tương tác với khách hàng và phát triển văn hóa công ty như thế nào.

Quy trình Chuyển đổi số

• Xác định chiến lược Chuyển đổi số gắn liền với chiến lược Kinh doanh: Việc Chuyển đổi số bắt đầu bằng việc rõ ràng hóa chiến lược và mục tiêu kinh doanh riêng của doanh nghiệp. Trong đó, các nhiệm vụ vận hành quan trọng sẽ được tập trung để xác định thứ tự ưu tiên trong quá trình Chuyển đổi số. Các chiến lược chuyển đổi số ta hay gặp đó là: Tối ưu hoạt động, Xây dựng trải nghiệm khách hàng, Chuyển đổi mô hình kinh doanh
• Đánh giá năng lực trưởng thành số của Doanh nghiệp: Mô hình trưởng thành số của Doanh nghiệp được xác định dựa trên các yếu tố sau:
  • Chiến lược: Đánh giá mức độ doanh nghiệp có kế hoạch tăng lợi thế cạnh tranh thông qua chiến lược số toàn diện
  • Khách hàng: Đánh giá việc cung cấp trải nghiệm tương tác. Trong đó, khách hàng xem Doanh nghiệp là đối tác số của họ
  • Công nghệ: Đánh giá khả năng công nghệ của tổ chức để thiết lập duy trì và tiềm lực chuyển đổi để hỗ trợ các mục tiêu chuyển đổi kinh doanh
  • Dữ liệu: Đánh giá khả năng của Doanh nghiệp về mặt chiến lược và hoạt động trong việc sử dụng dữ liệu hiệu quả
  • Vận hành: Đánh giá hiệu suất của tổ chức đối với các hoạt động hằng ngày hỗ trợ việc thực hiện Chuyển đổi số
  • Văn hóa: Đánh giá khả năng tạo ra môi trường mà mọi người đều sẵn sàng và tạo ra giá trị kinh doanh tại Doanh nghiệp
• Xây dựng lộ trình Chuyển đổi số: Trong bước này, Doanh nghiệp phải phân tích và lựa chọn những phương pháp triển khai hiệu quả để giảm thiểu tối đa thời gian, công sức và ngân sách cho quá trình triển khai, đề phòng trước các rủi ro có thể xảy ra. Nếu không tiến hành phân tích kỹ lưỡng, Doanh nghiệp có thể mắc phải các sai lầm như triển khai các giải pháp công nghệ không có tính liên kết dẫn đến hạn chế tích hợp, từ đó gây ra lãng phí công sức, thời gian, ngân sách. 
• Triển khai, đo lường, cải tiến: Quy trình Chuyển đổi số cần sự giám sát kỹ lưỡng để đảm bảo mọi việc diễn ra theo đúng lộ trình đã được thiết lập. Bên cạnh đó, Doanh nghiệp cần phải đánh giá hiệu quả của quá trình triển khai ở từng giai đoạn để sau đó có những điều chỉnh cần thiết. Ngoài ra, với những biến động liên tục từ thị trường, công nghệ, đối thủ & khách hàng, doanh nghiệp nên xem xét và đánh giá lại về tính khả thi của sáng kiến số, từ đó đưa ra các giải pháp công nghệ sẽ được áp dụng trong lộ trình của doanh nghiệp. 

Những lưu ý khi Chuyển đổi số

• Xác định quy trình Chuyển đổi số: Doanh nghiệp phải xác định được các vấn đề chính mà mình đang gặp phải và muốn giải quyết dựa trên sự am hiểu về quy trình kinh doanh và tình hình thị trường hiện tại. Một điểm nữa nên lưu ý đó là hãy để ý đến tâm lý của khách hàng để phát triển lộ trình chuyển đổi số phù hợp.
• Đánh giá mức độ sẵn sàng của Doanh nghiệp: Sau khi đã xác định được mục tiêu và định hướng trong lộ trình Chuyển đổi số. Doanh nghiệp phải đánh giá lại mức độ sẵn sàng để tái cấu trúc quy trình vận hành của mình dựa trên các yếu tố như: Con người, Dữ liệu, Chi phí, Nguồn lực hiện tại để có 1 cái nhìn tổng quan nhất về giá trị của Doanh nghiệp trước khi bắt đầu quá trình Chuyển đổi số.
• Tìm ra giải pháp phù hợp: Khi nghiên cứu và đầu tư trong quá trình Chuyển đổi số, Doanh nghiệp có thể chọn tự phát triển 1 hệ thống tùy chỉnh phù hợp với mình hoặc tận dụng các nhà cung cấp giải pháp Chuyển đổi số. Tùy vào nguồn lực và tính cấp thiết, Doanh nghiệp sẽ lựa chọn cách phù hợp cho mình.

• Đảm bảo tính cam kết của Doanh nghiệp trong quá trình Chuyển đổi số: Việc xây dựng một văn hóa tôn trọng, sáng tạo và ham học hỏi là yếu tố cốt lõi trong quá trình chuyển đổi số. Thay vì để nhân viên làm việc trong các khu riêng biệt, các phòng ban nên được sắp xếp gần nhau hơn để có thể kích thích sự trao đổi và học hỏi trong việc hấp thụ công nghệ mới để Chuyển đổi số.

Thực trạng Chuyển đổi số cho Doanh nghiệp tại Việt Nam

Theo FPT Digital, dưới đây là 1 số thông tin về thực trạng Chuyển đổi số cho Doanh nghiệp ở Việt Nam vào những năm 2020 – 2021:

• Hơn 92% doanh nghiệp đã có sự quan tâm hay thậm chí đã ứng dụng chuyển đổi số trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, chỉ có chưa đến 10% trong số họ nhận định rằng việc chuyển đổi số đã thành công và có thể mang lại giá trị trọng yếu cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đang chiếm phần đa với 97% nhưng thực trạng đổi mới sáng tạo và khoa học công nghệ chưa đủ điều kiện để chuyển đổi số. 92% doanh nghiệp trong số này chưa có hiểu biết về chuyển đổi số, và 72% chưa biết bắt đầu từ đâu
• Đa phần doanh nghiệp đều ứng dụng các phần mềm, giải pháp hoạt động quản lý đa kênh, bán hàng online, quản trị kênh phân phối. Đây là các hoạt động thuộc giai đoạn 1: Số hóa số liệu và một phần nhỏ của giai đoạn 2: Số hóa quy trình (Quy trình số dựa trên nền tảng dữ liệu số), tuy nhiên vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Nhiều doanh nghiệp rơi vào “bẫy chuyển đổi số” khi mới áp dụng một phần công nghệ nhưng đã lầm tưởng bản thân đã hoàn thành lộ trình chuyển đổi… Rất ít doanh nghiệp đi đến được tận cùng của chuyển đổi số: Giai đoạn 3 – Chuyển đổi mô hình kinh doanh.

Trên đây là toàn bộ thông tin về định nghĩa Chuyển đổi số và lợi ích mà Chuyển đổi số đem lại. Nếu bạn muốn được tư vấn toàn diện về lộ trình Chuyển đổi số cho Doanh nghiệp, hãy đặt lịch tư vấn với DTSVN tại đây.